学振の辞退手続きについて①(DC2,DC1)

学振

こんにちは、凡才博士です。これまでは、学振の手続きについて色々紹介してきましたが、今回は学振の終わり、「辞退手続き」について経験談に基づいてご紹介いたします。DC1の方は中々途中で辞退される方はいないかもしれませんが、DC2は留年しない限り学振期間は1年間で終了ですよね。そんな方に向けてどのような手続きがあるのか簡単に紹介させて頂きます。

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まずは学振に連絡しましょう!

本記事をご覧になっているという事は、無事に博士課程を卒業される目途が付いたという事ですね。まずはおめでとうございます!この博士というニッチな地獄から抜け出し、健やかに研究を行っていきたい所です。そして、今までブラックにサポートしてくれていた学振にお別れを告げましょう。辞退が決定した日(大体3月末になると思いますが)から2ヵ月前から動き始めるのが余裕があっていいです。出来れば博士論文が一区切りついたら辞退手続きに移る事をお勧めします。なぜなら、これまでと違って内定先の手続きや引っ越し等でかなり余裕がなくなります。大学側も忙しくなるので、早めに手続きを済ましておけば間違いがありません。

辞退が決定したら、まずは学振に連絡しましょう!電話でもメールでもOKです。とりあえず辞退する旨を学振側にお知らせする必要があります。私は電話で行いましたが、辞退する旨を伝えると「おめでとうございます」と言われました。(めでたいのかどうかは分かりませんが、、、)学振へ連絡すると、辞退願を提出するように求められます。ここでの注意点は以下の通りです。

  • 特別研究員辞退願は原本を紙で学振に送る必要がある
  • 辞退願は辞退する日から1ヶ月前には学振に到着する必要がある
  • 期日までに提出しないと研究奨励金が4月も支給され、後日に返還手続きが必要

とりあえず2月末までに辞退願を学振に送り付ければとりあえずOKという訳です。

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特別研究員辞退願の記載方法

辞退願の書き方を以下の例で確認してみましょう。古い例で申し訳ございませんが、平成31年の様式で見ていきましょう。

この書類には辞退理由を書く欄があります。大体就職かと思いますが、何故か就職先を明記しなければなりません。学振に就職先まで公表する義理は無いと考えていますが、求められているので渋々就職先を記入します。それにしても常勤とか任期付きとかまで記入する必要があるのでしょうか?個人情報ですよね?

その下には今後の連絡先を書きます。基本的に何かあれば大学の事務(教務課等)に連絡が来るのですが、大学のアドレスが使えなくなると思いますので必ず連絡が取れる住所やアドレスにしましょう。勤務先はまだ情報も分かりませんし、勤務先に学振から連絡が来ても困りますので、私の場合は実家にしました。特に研究遂行経費が使い切れない場合に関しては、既に前回の記事で説明したように手紙が届きますので実家が一番いいと思います。

次は受入研究者の承諾です。受入研究者は大体の方が指導教員にしているかと思いますが、指導教員と特に仲良くないようでしたら辞退書類を叩きつけてあげましょう。本人のハンコが必要ですので、博士論文や発表の公聴会が終了した後の方が良いタイミングですね。D論も書いてないのに辞退手続きだけ早めに提出しても怒られるだけですから、就職先+D論+D論発表これらを全て満たしてからハンコを貰いに行きましょう!

最後に研究機関長のハンコになります。こちらも前回の記事で説明したように、所属が変更になってなければ採用時特別研究員受入承諾書と同じ人にハンコを貰うことになります。大体は大学の学長になりますかね?この学長のハンコが意外と時間がかかります。なぜなら年度末になっているので、普通の学部生等も卒業証明書等で学長のハンコが必要だからです。窓口が混んでいるので、ハンコを押す係りの人も大忙しです。そのため早めに申請する事をお勧めします。2月末に学振に送らないといけない事を考えると2月頭にはハンコを貰う申請をしておけば大丈夫ではないでしょうか。

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特別研究員辞退願の提出

書類を完璧にしたら学振へ郵送して送ります。送る前に控えとしてコピーを取っておくのを忘れないようにしましょう。送る際は添え状くらいつけて送った方が丁寧ですが、特に学振に苦しめられた人がいましたら辞退願の1枚ペラだけ送り付けてもOKです。

また送ったからと言って、学振から受理しましたという連絡もありませんでした。実に一方的にな辞退願ですよね。私は受理されたかどうか心配になって連絡しました。連絡すると既に受理していると言われましたが、もしかしたら連絡が来ている方もいるのでしょうか?迷惑メールにでも入ってしまったのですかね?

今回は記事が長くなってしまいますのでとりあえず辞退の1ヶ月前に出さないといけない辞退願だけについてご説明しました。その他の書類は4月中旬までに間に合えばいいのでとりあえず辞退願だけは忘れないようにしましょう。4月中旬までには研究遂行経費の報告書・特別研究員報告書・就職状況の調査票を提出しますが、こちらはまた次回説明させていただきます。

本日も最後まで読んでいただきありがとうございます。何か皆さんの参考になれば幸いです。

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